Een ontmoeting met een belangrijke handelspartner, een eerste kennismaken met een potentiële klant, of een belangrijke presentatie voor de hoogste CEO, er is in de businesswereld altijd wel reden om te vergaderen. Dat gebeurt soms overdags, maar ook vaak ’s avonds tot in de late uren. In dit artikel behandelen we alle zaken waar je aan moet denken bij het regelen van een vergaderlocatie in de nabijheid van jouw bedrijf in of rondom Schiedam.
Punt 1: Goede bereikbaarheid is de sleutel
De belangrijkste redenen om te zoeken naar een vergaderlocatie is de bereikbaarheid. Heb jij een bedrijf in Schiedam, dan is het bijvoorbeeld veel beter om te zoeken naar zaalverhuur Rotterdam aangezien de bereikbaarheid van zo’n meer centraal gelegen locatie veel beter is. Niet alleen ligt de locatie langs de snelweg, ook is het makkelijk om met de trein naar de plek te komen. Op die manier hoeven mensen niet per se de hele rit te maken naar jouw bedrijf in Schiedam. Je komt de potentiële klant, de CEO of je businesspartners op die manier tegemoet en dat zullen ze waarderen.
Punt 2: Er zijn meer voorzieningen
Niet ieder bedrijf heeft de juiste voorzieningen om een lange avond te vergaderen. Het gaat daarbij niet alleen om het aantal stoelen en tafels, maar ook om de luxe, de sfeer en de ambiance. Je wilt niet in het stoffige kantoor boven je werkplaats vergaderen, bijvoorbeeld. Denk ook om praktische zaken zoals een goede projector, een microfoon plus geluidsinstallatie en genoeg plaats om ook even tussendoor te relaxen. Graag wil je natuurlijk jouw CEO, potentiële klanten of businesspartners laten genieten van een natje en een droogje op de juiste tijd. Als je bij de juiste zaalverhuur een locatie boekt, ben je van alle voorzieningen voorzien.
Punt 3: Een locatie moet meer te bieden hebben
Niet alleen is het belangrijk dat je gasten op een fijne manier kunnen vergaderen, ook is het heerlijk om daarna niet gelijk weer terug te hoeven naar huis. Met de goede locatie kun je namelijk ook ervoor kiezen om te blijven overnachten voor een niet al te dure kostprijs. Zeker als een vergadering meerdere dagen duurt, is het perfect als gasten in de avonden kunnen genieten van een diner, een sauna en een duik in het zwembad.
Punt 4: Zorg dat alles past
Een belangrijke tip is om altijd net iets meer plaatsen te boeken dan op de lijst met genodigden staat. Als iedereen hutjemutje op elkaar zit tijdens het vergaderen kan dat ietwat oncomfortabel en karig overkomen. Als je echter een grote zaal hebt geregeld met voldoende plek voelt iedereen zich welkom.
Punt 5: Het is een investering
Wellicht zul je tegen jezelf zeggen dat het op deze manier aardig in de kosten gaat lopen. Wel, daar hoef je niet per se zo naar te kijken. Met een goed diner, een luxe vergaderzaal en de juiste drankjes en hapjes op z’n tijd, zorg jij ervoor dat jouw potentiële klant, je CEO of je handelspartners goed gestemd zullen zijn. Wellicht zullen ze jouw idee met meer enthousiasme ontvangen als jij laat zien dat je ook je best doet voor de klant.